企业转型期如何做好制度管理


企业转型期如何做好制度管理

随着经济的快速发展,我国企业逐渐进入了转型期。笔者就做过的一个项目为例,谈谈如何在企业转型期做好制度管理工作。

笔者服务的这家煤电企业地处一线城市,集团为贯彻落实国家《大气污染防治行动计划》,对该公司实行关停近两年。公司的业务范围和工作重点都随着停产转型发生了调整,组织机构也由停产前的9个部门精简为目前的6个部门,编制大幅减少,岗位合并伴随职责调整,员工对岗位工作不熟悉,日常工作疲于应付,制度和流程的执行流于形式,“踢皮球”和“扯皮”现象时有发生。为此,笔者向客户提出以下解决思路:

1、修编制度和流程,铲除“部门墙”,增强部门间的沟通协作。

基于该家企业处于转型调整期,人员和工作的不确定性比较大,因此目前急需做的工作是在明确界定部门职责的基础上,梳理工作流程和管理制度,明确岗位职责,尤其是明晰责任交接点的划分和工作质量评估标准,让员工明白自己的工作应达到什么样的标准,应如何与其他人员及部门配合共同完成工作,避免工作中合作不力、推诿扯皮等现象。

2、对于制度和流程覆盖不到的地方,增加部门负责人之间的沟通,推动问题的解决。

首先,部门负责人先行沟通,对合作存在的问题达成共识,共同寻找解决方法;

其次,部门分别开展集体讨论,总结各自的研讨结果;

然后,将各部门研讨结果加以整合,转变为共同认可的解决方案后呈交上级领导审批,并做简单扼要的口头说明;

最后,各部门按照上级领导批示承担各自任务。

3、在完善制度的同时提高员工执行力。

修编制度就相当于在“修路”,“路”修好了,员工就不那么容易被“绊倒”了。但是,为了员工不那么容易被“路”“绊倒”,在“修路”的同时,应相应提高员工的素质,即提高员工的执行力。

执行力包括执行的能力与执行的动机两个方面。执行的能力是主要是从执行过程中培养出来的,而执行的动机则需要有效控制和引导。

1、员工不会做你希望的事,只做你检查的事

因此执行动机控制的有效手段是对各项规章制度执行情况进行评价和考核:

(1)将“制度执行力”作为每个部门、每个员工的考核指标,并明确评分标准。

(2)制度主责部门协助制度管理部门开展制度执行考核工作,并由制度管理部门在每月行政办公会上通报批评或在公告栏公布违规违纪现象,明确提出违反事项及违规的制度名称与条例。

(3)对制度管理部门批评或公布的违纪情况存在异议,可在公布后三天内与制度管理部门进行沟通;超过三天,按默认处理,任何人不得以任何理由进行更改。

2、执行动机引导的有效方式是培训

在公司推广“一切问题根源是自己”的理念,培养员工向内思维习惯,促进全体员工主动按要求执行制度,建立以学习成长为第一的良好心态,方为上上之策。

(1)积极引导,让员工了解企业蓝图。企业转型期,弥漫有“消极等待”、“混日子”思想在所难免,对员工进行有效引导显得更为重要。公司可通过会议、宣传资料、班组学习等形式对公司的现在及未来发展进行明确阐述,让员工对于企业现有状况有正确的了解,理解这样一个特殊时期,对公司发展并不都是坏事,而且受惠于各种利好政策,公司的未来会越来越好,要以健康的心态去接纳这样一个特殊时期。同时,充分调动员工参与企业转型的工作激情,使每一个员工都能把自己最优秀的一面展示出来,为企业转型做出贡献。

(2)开展人力资源规划,为员工个人提供发展良机。转型调整期也是公司补充能量内练基本功的最好时机,人力资源部的当务之急是开展人力资源规划和专业培训,鼓励员工利用这个时期提升自己的专业水平。同时,让员工明白在这样一个调整阶段,积极学习、努力提升自己的专业水平对于未来的公司和自己职业发展的重要性。当员工能够清楚地看到自己在公司的发展前途时,才有动力为企业尽心尽力地贡献自己的力量,与企业结成长期合作、荣辱与共的伙伴关系。 (作者:魏双勤 北大纵横合伙人)

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